五个问题，浅谈如何提高团队管理效率

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“给你一个行政团队，该如何管理？”
$ Y/ u, n2 k' M# k" A在行政工作里，「管理」都是日常工作中再熟悉不过的部分。不管是行政负责人还是行政专员，都有管理团队的需要。那么：

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. d$ w# a* Q- K  ]如何提高团队能力，确保执行有效？

$ e  d. J( [  s7 z如何拧成一股绳，对内对外展现行政团队的专业性？
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如何给自己的下属创造充分空间展示自己的个性与能力？

管理者又怎样管理好自己，合理使用权力形成独特管理风格？

我们邀请到了在行政总监岗位耕耘有19年经验的王悦女士，从团队管理中常见的问题入手来和大家分享一些她的经验与心得。

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团队管理中人员流动性大，怎么办？
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人员是一个团队的核心基础，管理团队最重要的一步就是培养并留住人才。
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+ @' ~: a8 T0 h" o( Y0 E6 _  a组成来源多样、基础能力水平不一、流动性大是很多行政团队会有的特点，如何去应对呢？这里有4个步骤：

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  G# W1 K# _5 k2 \1 x3 `① 选人，有针对性地选用人才。人是第一生产力，有效选用人才即：挖掘每个成员的能力和各自性格特点，并帮助他们设立各自适合的清晰的职业目标。
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② 用人，把不同性格特点的人放在合适的岗位。这样的用人方法需要建立在对团队有足够的了解的基础上。



/ _2 [9 `) n: V& Q: B5 E但如果你是一个空降来的领导者，在用人方面该怎么办？有这样的方法：
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8 R3 Z( ]. o. t  J& ~排出沟通的时间顺序，提前通知到员工。在不影响大家工作且让人有心理准备的基础上，尽快和团队成员进行沟通。沟通内容包括个人基本情况、专业、家庭、学历、职业经历、现在的内容、性格特点和规划，然后根据各自的兴趣和能力为他们安排适合的工作和发展方向。
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这样不仅能够全面快速了解团队成员，而且制定的工作目标也能激励他们配合你积极工作。作为领导者，这样的沟通也能初步判断出将来这些成员在团队内的定位，哪些可以是帮手、哪些应该多关心...
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能力强态度好的，放手重用；能力强态度差的，引导管理；能力差态度好的，劝说使用；能力差态度差的，告知使用。

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③ 培养人，做好辅导工作。团队领导有时就像大学里的辅导员，对于团队内的成员，领导者要多多关注，在工作上及时纠错、及时给到鼓励。
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尤其是“鼓励人”，一定要具体且精准：被鼓励的人在什么方向什么事情上取得了哪些进步？对团队或者公司起到了什么作用？对自己有哪些提升？一定要避免苍白地表扬，不要让员工觉得“你只是随意敷衍地夸奖了我一下”。
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④ 留住人才并善待：
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考核指标量化分解：明确应该完成什么以及完成的标准；
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设置梯度激励：每个员工的能力不一，梯度激励能让能力更强、付出更多的员工可以享受更好的激励方案，更有利于团队稳定和提升工作动力；
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清晰职业进阶目标：给予员工清晰的规划和工作的动力，正向激励；
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善待并照顾员工：行政工作常常会面对棘手的事项，平时善待员工，关注他们的工作和状态，关键时刻他们才会积极支持你。
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6 u4 _# L2 t3 A& n, M3 ?. s4 u& y; U如何设立共同的团队目标？

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4 N, c- ~5 j- H( y- [5 z设定共同的可执行的团队目标，有四个关键词：细化、传达、沟通、清晰。
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细化：具体来说就是为团队成员拆解细化企业的年度目标和战略，把宽泛的宏大的目标与团队工作相结合，落地到每个成员都能理解的程度。
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% r( P  u! P. t) R$ E* w2 t传达：这里的传达并非告知，而是通过绩效考核的方式将企业目标下达团队成员，让自己的员工清晰地知道为了这个目标他们每个人需要做到什么。

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# O3 f3 K( {9 t1 h; r沟通：建立共同目标，沟通当然不能少。尤其是年度的重要任务，必须要让大家明确开展的时间节点和各节点成果，并安排内部会议讲解沟通目标，以此达成团队共识。
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提高沟通效果，可以贯彻这4大原则：团队思维、团队语言、团队文化以及团队协调。
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# M: {3 O2 Z* j即团队成员公用一个“大脑”，统一思考和决策。沟通过程中应尽量避免情绪化与个人主义，尽量使用大家熟悉的语言，平等沟通。打造自己的团队文化，寻找团队中的“二号人物”，起到上下协调的作用。

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2 J) q* L" p1 _% w7 v" E清晰：传达沟通之后并不是结束。领导者还要确保成员们都清晰了整个团队的目标以及相对应的每个人自己的目标。清晰地了解之后，才有实际操作的可能。

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如何提高团队的执行力？
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提高团队执行力是很多管理者会面临的问题，这里有一个关于执行力的SMART原则：
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提高执行力是一个全面的工作，为此也需要：
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9 m( k- K8 A% x8 N• 建立和塑造企业的执行力文化，创造大环境影响员工

• 依据工作目标制定合理的制度方案

• 明确工作目标和各自分工

• 建立行之有效的执行力培训体系
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• 建立适度压力的团队工作氛围
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• 让员工及时了解企业战略，积极参与基础作业标准的制定，提出合理化建议

• 树立标杆人物，发挥管理人员的带头作用

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' t8 I$ H" ~+ \/ ?1 r+ D' k/ k1 B怎么建立公平的激励制度？除了制度，还有哪些方法能够激励团队？
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0 H+ `& u! A* ^6 O& R/ F建立公平的激励制度，首先要制定考核与奖惩准则并遵守，量化行政工作作为实行激励制度的依据。
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在建立个人考核标准时，无论采用哪种形式都需要注意以下原则：目标要具体、必须可以度量、必须可以实现且有相当的实现性、并且必须具备时限性。

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如果你想要采用KPI考核的方法：

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9 [0 U+ V- O$ G首先要设定考核维度：从能够反映行政职能工作特点的方面进行考核，即从职责定位角度来设置重点工作任务考核目标，主要分为监控监管维度、服务维度、个人效率维度以及组织协调维度等等。
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; ?+ x; @) {3 E) R6 A其次细化考核标准：通常包括对各项指标的定义、考核的依据以及对工作要求的诠释。

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. G! C- ]$ C, F0 h1 u最后还要进行绩效辅导： 即管理者与员工讨论有关工作进展情况，复盘过往的成绩及存在的问题，分析完成未来考核指标潜在的障碍和问题，解决问题的办法措施，管理者如何帮助员工等信息的过程。
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5 }1 B7 _6 C: ^1 w- [) ~员工激励可以分为两部分：常规激励和职业发展激励。
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# q! g+ D0 P1 H常规激励即上文提到的从考勤管理等工作内容入手的内部奖励机制。


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, K- I8 [; C1 w" C5 U, N* ~( Z而职业发展激励指的是对团队成员的发展做职业规划，帮每个人的发展建立通道，适当机会外出学习参观增长眼界，以此获得个人能力及精神层面的成长。
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“一步一步实现员工的工作小目标，及时兑现内部晋升机制。从职位到薪酬，关注核心员工的进度，进行及时准确的奖励兑现和表扬。”

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管理人员的放权尺度如何把控？应该怎么做？
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! _  d7 k! G( q7 k4 |/ K( l# I放权，是管理人员必须要做的事情。但如何才能有效放权？

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; k% @- r1 c2 O% l首先是识人：判断对方的能力、特性、品德等。团队成员品德如何、是否有担当和责任心，都会影响到管理者职权下放的尺度。

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2 e1 c0 |  W0 |' t不要干涉已经下放的职权：用人不疑疑人不用，权责下放之后，领导者只需要关注结果，监督过程而非干涉过程。


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最后还要允许试错：以结果为导向及时给到员工建议和指导，给予他们犯错的空间。

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人员是一个团队的核心基础，管理团队最重要的一步就是培养并留住人才。

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提高沟通效果，可以贯彻这4大原则：团队思维、团队语言、团队文化以及团队协调。

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选人，有针对性地选用人才。人是第一生产力，有效选用人才即：挖掘每个成员的能力和各自性格特点，并帮助他们设立各自适合的清晰的职业目标。