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看到题目可能大家觉得不值一提,开会?谁不会。可是下面的问题,您可能会经常遇到:
v% Q# o3 Y# f* Z. I5 m, T 会议开始的时间到了,会议室仍然被其他人员占用,没有会场地; ) ~/ V! _: o( K+ J$ |3 U: T! h
会议开始的时间到了,投影仪无法正确连接;
2 p: [' b7 `, O 需要打印出来的材料没有打印出来; 4 `7 i& x5 |+ r: y8 i1 C! Z8 S
与会人员需要在白板上表达自己的思想时,却发现白板笔无法书写;
7 F8 l. P( }- h7 E3 E% y9 k& ^5 K 主要发言人讲的很差,如:进行设计评审时,主讲人根本就没有将思想能够清楚地表达出来
, }( k- W) h5 v 会议失去控制,跑题严重
$ h" s* [* b4 M$ d W* @ 与会人员迟到,会议推迟
5 B" j- V: `# { ]& T1 ` 在开会过程中人进人出,会议混乱
9 S' p7 e9 h4 X5 A! V! n% P 会议开完了,大家各奔东西,没有人整理会议纪要,达成的意见没有记录。 3 x$ e' }: H7 k/ D$ j
会议开完了,发现没有开会的必要,可开可不开的。 ' q6 V) X+ h5 K7 r" g7 q, u" H; I
会议的时间太长,在会议过程中废话太多
0 G% W. Y; O. [8 n( U ~2 F
, T' c& D( K! y3 ?8 S 上述的问题会造成时间的严重浪费,那么如何开好一个会议? 流程!需要一个规范的流程作为指导: 0 P; B5 e# d5 H& r4 f: Y$ }
1.确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员
! g. T) W" S$ v8 o" {7 _ 2.通知与会人员,事先就会议的主题、目标进行沟通,对需要审查的资料事先审查
. J' ^0 l+ j* F# Q0 x5 ] j7 c 3.预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑 7 i" t) Q' C8 S, z2 d! U) _4 B+ `
4.打印会议资料,发放下去 0 O: E4 G w% r6 Z1 J( O$ ?% u
5.接待与会人员,对外地赶来的与会人员安排好接站、住宿、车船票、送站
% _3 V7 P% B" U) K0 A- W; c4 l/ J' p 6.事先联调设备,确保会议环境良好
& O7 y. D `3 @$ t( b) M 7. 如果需要,则对会议的主持人进行开会技巧的培训 , e& b1 [2 V8 V5 L1 o
8. 会议的变更及时通知相关人员(时间 地点等)
: r7 k% U0 D3 N1 p: s, n9 x* h# g 9. 会议要签到 " c% W: ]+ t6 {; a( r" y) f
10.会议中服务:添水、水果与点心、就餐等 - g- y) G" }3 K9 k. s0 L
11.会议中控制进度
5 Q. R: {- P' r3 _8 r8 O% _ 12.记录会议决议 - M) U- W$ c7 W* I) z
13.跟踪会议决议的执行
) d# ^! Q( A: F; p& A/ Q* c5 | 14.总结会议的得失,改进会议的流程
4 R7 q9 r3 ~6 e 以上是一个简要的流程,当然在实践中您可以自己来丰富、完善。 * b8 Q5 X4 z3 \( m# e/ H
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在上述流程中有一个关键是会议的准备,这是成功的起点,为确保准备的充分,你可以设计一个检查单,来提醒自己,如: / b- O) E+ q* h0 h) b' E% z
与会的人员是否都通知到了? , E0 @5 { Y( ?3 X! }* P( f
开会前需要准备的设备是否齐全了?如:笔记本 投影仪 白板 白板笔 光笔 录音机 板檫等 " i) i3 {& J- X2 j. g: L% }
地点是否明确? # @( g. l' |# p: ]( p: x
场地的容量是否足够? 9 E& N. ~. s. C7 G% Y* J1 A" o1 D( u* m
场地的位置摆放是否合理? * U+ s* m" Y% X* |/ `8 k( `
主题是否明确?
! A1 f4 Q& W) Y+ a 主要发言人是否准备充分了? ; V4 h" p+ I e/ J& J/ j3 O) j
需要发放的资料是否准备齐全了? ! _" u: }' z5 W1 c/ P' N9 E8 d2 ^8 w
会议资料是否发放到每个人手里了?
$ K2 ?1 N9 R% I+ a3 d 会议的变更是否通知了相关的所有人员? |