张国祥:企业流程梳理方法

指穷为薪

        流程梳理是为企业现状把脉，同时规划企业未来的流程框架。流程梳理也是流程分析，是流程优化和流程管理的基础和前提。        流程分析从战略开始，从企业目标开始，再到企业组织架构梳理、到岗位优化，再到流程结构分析，再到流程活动分析，然后进行流程优化设计。
        笔者在企业咨询实践中总结的企业管理流程四级分类法，得到了企业负责人的高度认同，实践运用效果良好，作为流程梳理方法简单实用。因此，本书就按照企业管理流程四级分类法进行流程梳理介绍。
        一级管理流程是组织架构，也就是战略分解或管理功能划分；二级管理流程是岗位设置，让管理功能找到承载点；三级管理流程是企业主要事务工作的职责划分，四级管理流程就是围绕事务工作展开的具体活动。
4 X5 ?" \9 r5 x# f" n        如何确定企业的三级流程名称？最简洁有效的方法就是从一级流程即组织架构中提取或细分。组织架构通常从董事长、总经理划分到各部门或子公司、分支机构，也就是将企业战略分解到单位或部门。规范的组织架构应该划分出各部门或单位的功能。三级流程名称来源于部门功能，每一个部门功能就是一个三级流程名称。比如说监察审计部，就有监察管理、审计管理、预防职务犯罪管理三个功能。财务部视企业规模大小可能会有资金管理、资产管理、预算管理、核算管理、税务管理、融资管理、投资管理等功能。大家熟知的人力资源部有人才规划管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理、员工关系管理、晋级晋升管理、情感情绪管理、愿景管理、社团活动管理等功能。这些管理功能就是企业的三级流程名称。
        企业规模大、管理规范，其三级流程名称就多，反之则少。如采购管理流程是一个三级流程名称。而大的企业或管理规范的企业，“采购管理系统工作”就可能分为采购谈判管理流程、采购履约管理流程、供应商管理流程、外协管理流程，或商品采购管理流程、设备采购管理流程、信息设备采购管理流程等多个三级流程。同理，小规模企业财务管理系统也可能只有一个三级流程，就是“财务管理流程”。
5 q2 t8 D, M3 O        一级流程组织架构中的功能划分也给二级流程的岗位设置提供了直接的依据。企业根据自己的规模或性质直接将各功能后面加上“经理”或“部长”、“主管”、“专员”，其岗位设置就和组织架构对应起来了。由此可见，企业一级、二级、三流程联系是多么紧密，环环查扣，缺一不可。
        四级流程和三级流程的联系就更紧密了，每一个三级流程都可以细分为多个四级流程，每一个四级流程都可以从三级流程图中找到它的来源。
        我们还以采购管理流程为例来说明。采购管理包括采购制度或标准的建立、采购市场调查、供应商选择、采购合同签订、采购计划确认、采购订单下达、采购送货与结算、采购工作定期总结、供应商合作评定或管理等等，这些采购管理三级流程图中的关键点每一个展开进行描述就是一个四级流程图。那么四级流程图名称就有市场调查流程图、供应商筛选流程图、采购合同签订流程图、采购计划确认流程图、采购订单确认流程图、采购结算流程图、供应商等级评定流程图、供应商档案管理流程图、供应商违约处理流程图等。
        由于每个三级流程图都有关于制度拟订与报批的环节，故此企业可以将“制度管理系统”设置为一个三级流程图——制度管理流程图，然后将制度拟订、制度会签、制度报批、制度发布、制度修改、制度废止等分别确定为四级流程图名称。
        企业三级、四级流程图的数量视企业规模、性质而定。
% j7 u3 D4 H# c2 y/ n: A' o; F, g        流程是战略实现的管道。企业战略确定之后，就会进行目标分解和任务分配。将目标分解到各个部门、将工作任务划分到岗位的过程就是流程，各岗位相互配合完成任务的过程也是流程。目标分解产生组织架构（一级流程），工作分配产生岗位设置（二级流程），每个岗位之间工作衔接的方式就产生了企业的三级、四级流程。三级流程是对企业组织运行基本事务工作管理职责的逻辑划分，具体工作如何做就是四级流程。战略就是通过流程的逐级细分来实现的。
, A3 V. n: a* s3 a1 D" F        那么企业现有流程能否保证战略落地？是否简洁有效又如何判断呢？判断标准只能是与企业战略的关联度。脱离战略的流程是无效流程，偏离战略目标的流程是低效流程，只有紧扣战略目标的流程才可能成为高效流程。不管企业是否进行过流程设计，企业做事的流程都是客观存在的。企业已有的流程必然受到当时企业内外环境和岗位员工素质的影响，是否适应今天变化了的现实则是需要通过流程梳理和分析来判断、改进。因此，我们可以说流程分析就是对企业做事方式的全景式扫描，也可以说是慢镜头式的检阅。梳理企业现有流程对于流程管理专家而言，就是给企业进行CT扫描，何处病变、何处梗阻一清二楚。企业管理人员学会此法，对改善企业管理一定大有裨益。
        流程分析的初步结果就是梳理出企业的流程目录体系，将企业三级流程目录、四级流程目录一一呈现。流程梳理中发现的问题就是企业流程优化要解决的重点。
( L3 N: r9 `7 w! |! P8 V/ e5 w        下面案例中的中文序号代表三级流程名称，阿拉伯数字序号代表四级流程名称。

附：某企业流程目录汇总表（节选）
一、信息管理流程
$ C4 `2 K! o5 ]9 }        1、宏观政策信息收集流程图
/ R2 U' L0 F6 U$ t# n% L        2、行业信息收集流程图
        3、内部信息收集流程图
- ^# K) I2 e: P. Z' U" E二、决策管理流程
        1、决策方案论证流程图
8 D/ e3 `4 h+ D1 F" R: ~        2、年度目标制订流程图
/ V; f$ T* c' ]. s7 ~) e        3、项目审批流程图
三、人事管理流程
+ s! _/ `8 x$ Z$ V6 y2 W        1、招聘计划制订流程图
        2、招聘流程图
* |( g2 M5 y( V        3、新员工入职流程图
6 ^9 _. p4 n. l  b' I9 m1 B" _/ F        4、员工转正流程图
' Y# Q* }& n5 Z/ A. `        5、员工调岗流程图
5 {% h5 i, }( R) J' w8 ^        6、员工晋升竞岗流程图
% t/ T( e/ Y1 ?5 ?$ y0 S, s; a        7、离职审批流程图
        8、离职交接流程图
' B( z) _0 p( y" Q8 G* x2 Q1 b        9、离职欢送流程图
5 V5 N2 E. f! r, R0 X9 W7 `- p+ r7 _; u        10、考勤统计流程图
        11、请假审批流程图
# a7 L; n' t% c8 y0 e2 l1 o        12、出差审批流程图
四、培训管理流程
        1、年度计划培训制订流程图
        2、岗前培训流程图
        3、在岗培训流程图
( ?2 \: p- ~, N# g. J! Z& c        4、外派培训组织流程图
        5、企业内训组织流程图
( G! G+ S6 Z! s        6、特殊工种培训组织流程图
        7、培训转化跟踪流程图
        8、培训考核奖罚流程图
        9、内部培训师管理流程图
五、安全管理流程
        1、三级培训组织流程图
        2、安全演练组织流程图
        3、安全责任承诺书签订流程图
- k& K  P: n# ^        4、安全检查流程图
        5、特种设备定期点检流程图
        6、安全隐患排查流程图
        7、安全隐患整改流程图
        8、安全责任追究流程图
        9、突发事件处理流程图
六、会议管理流程
        1、公司月度总结会流程图
, L$ O  b+ w, K, u) t- F9 x/ V+ g        2、销售月会流程图
        3、生产月会流程图
        4、安全周会流程图
        5、生产晨会流程图
8 ~% X. Q' ]( T* d$ F        6、公司主管周会流程图
* G! r  u1 z" K* R9 U2 S) H0 p' `$ l七、制度管理流程
        1、制度制订审批流程图
        2、制度修改审批流程图
        3、制度废止审批流程图
        4、制度执行跟踪流程图
        5、违章处理流程图
        6、**发放流程图
八、档案管理流程
        1、****流程图
        2、人事档案管理流程图
- x& O6 p# l* ?0 D( o, p        3、培训档案管理流程图
: s! ?7 i3 N: V% e+ A- A: P' Q% U        4、财务档案管理流程图
        5、客户档案管理流程图
        6、安全档案管理流程图
1 r* n5 H9 j# H% J; y8 P        7、供应商档案管理流程图
        8、**档案管理流程图
        9、项目档案管理流程图
  X+ `+ ~" ]  L  n* L8 G        10、技术档案管理流程图
        11、设备档案管理流程图
. l6 {0 d* D6 U& q- z! [九、财务管理流程
        1、年度预算制订流程图
$ |/ ~* }  p5 L! x/ d0 @        2、预算调整审批流程图
        3、报销流程图
& C8 H) R8 k3 n6 M2 @5 I7 h        4、借款审批流程图
        5、供应商付款流程图
        6、客户对账流程图
        7、银行对账流程图
        8、固定资产盘点流程图
        9、材料盘点流程图
4 S4 e2 Z) D. V. n5 C        10、固定资产报废审批流程图
* k$ ?; P) T- R7 u  N4 H$ ?        11、增值**开票流程图
十、采购管理流程
% M# v+ ^) c$ K        1、采购市场调查流程图
        2、供应商筛选流程图
        3、大宗材料招标流程图
, L% N; W8 N4 e+ I9 v, y        4、采购合同签订流程图
        5、采购计划制订审批流程图
& S+ L4 B9 z5 H+ c1 i0 m        6、采购订单确认流程图
        7、供应商管理流程图
        8、零星材料采购审批流程图
5 Q7 i2 p* V  O! Z十一、销售管理流程
% @1 I1 @; i. r% V3 f3 ~        1、市场调查流程图
" w  z% `$ t) k3 ^        2、客户筛选流程图
        3、市场开发方案制订流程图
        4、购销合同签订流程图
        5、客户订单确认流程图
        6、订单生产确认流程图
/ r+ b% Q$ |7 I6 V# C6 {        7、客户样品确认流程图
4 e+ {* i: z4 d$ N+ j  k十二、客户管理流程
# v8 V6 W; n. Y% h- p        1、客户拜访流程图
( l; e  U  A" b5 ]9 k( P1 ~5 l# r        2、客户维护流程图
        3、客户投诉处理流程图
) k* d7 ~( N. y  \        4、流失客户原因分析流程图
' P5 B) V( R& n2 U2 k! A/ N) B十三、物流管理流程
4 _; A: d/ T) I- B7 {; g        1、物流信息收集流程图
3 s3 ~9 p  J/ {9 n; f4 u4 l        2、物流商筛选流程图
        3、运输合同签订流程图
) p) I' I8 I5 W        4、运输费用结算流程图
  [* |* X, o# ]' D( y. Z% r# R( Q        5、发货开单流程图
        6、发货流程图
        7、发货跟踪流程图
十四、生产管理流程
7 Q8 r; _/ M0 w6 `  T        1、作业计划制订流程图
: x4 R( @/ }. w( c% C# E        2、材料配送流程图
        3、辅料领取流程图
4 U, g$ Q$ {* m! M4 E# P' E        4、交接班流程图
        5、作业统计流程图
+ }. m6 O1 C& F        6、现场管理流程图
1 o9 e$ U3 K+ T* N十五、技术管理流程
* s& U9 p# N$ a" ?0 c        1、新产品研发流程图
( |7 d( }$ `& O' |# i        2、新产品试制流程图
        3、新产品定型评审流程图
1 {+ e% {( H: D3 n' X& v        4、工艺技术改进流程图
        5、新产品技术资料交接流程图
        6、设备改造审批流程图
- e) a+ V: r* h7 Q  k5 S2 A9 [, z十六、设备管理流程
        1、设备采购流程图
        2、设备安装验收流程图
        3、设备责任人确认流程图
& ]& [* H( G7 u5 G' V7 e  n" v        4、设备报修流程图
; ?% J* A' z# U% I# Y* T7 d6 H        5、设备更新审批流程图
, J7 k# X: M! X. \6 I; V        6、设备配件管理流程图
十七、质量管理流程
$ V6 t; E& q$ W; x/ g+ [# X        1、工序检验流程图
+ K& ~  I3 m  _: Z5 _/ y) a        2、成品检验流程图
        3、质量故障处理流程图
        4、质量事故责任追究流程图
1 Z9 l1 V: j. `* E- [/ Z        5、质量信息统计流程图
' K  j+ Z" z/ p/ ~) w        6、计量器具送检流程图
        7、计量器具报废流程图
3 l# A7 d1 f0 F' i        8、样品管理流程图
十八、仓储管理流程
        1、材料入库流程图
: y! z  K: R; Q( w        2、成品入库流程图
        3、辅料配件领取流程图

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最简洁有效的方法就是从一级流程即组织架构中提取或细分。

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有二级流程么？想看看二级流程