如何向高阶主管做简报？

Denniss

如果你是作简报的人，高阶主管将是你最棘手的一群简报对象。他们极度没有耐性，因为日程安排满档，而且必须做出很多高风险的决策，往往很少有时间来衡量选项。因此，他们不会坐视一个冗长的简报，静待最后的精采内容披露。在你的噱头还没有表演完之前，他们就会打断你的简报了。

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那种场面可能很令人沮丧。你可能有很多话要对他们说，而这个简报会可能是你表达的唯一机会。但是，如果你希望他们充分听到你的想法，那就要马上谈到他们关切的事物，以便他们能更有效地作出决定。我曾在许多领域向高阶主管作简报，从喷射引擎到搜索引擎不一而足，我费了一番苦功才学会一件事：如果你在他们面前絮絮叨叨，他们会给你一个表情，意思是说：“你在跟我开玩笑吗？你真的以为我有时间去管那件事吗？”所以要迅速且明确地呈现对他们很重要的资讯，继而要求他们提问，然后结束简报。如果你的高谈阔论是简短的而且有见地，他们会再度仔细聆听。

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以下的作法让你能赢得他们的注意和支持：

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预先作总结：比方说，你有三十分钟的时间陈述。在你作开场白时，要假设你的整个简报时间削减到五分钟。这将迫使你提出听众真正在乎的资讯：高层次的研究或调查结果、结论、建议、采取行动的呼吁。一开始就清晰、简洁地说出这些重点，然后提出支持的资料数据、细微之处，以及外围的相关材料。

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设定期望：要让观众知道你会先花几分钟提出你的总结，其余的时间将进行讨论，那么即使是最没耐心的高阶主管，也比较可能会让你说完主要观点而不打断你，因为他们知道自己很快就可以开始提出问题。

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制作总结投影片：制作一叠投影片时，要在前几张列出一个简短的重点概述，其余的投影片应该做为附录。遵守10％的规则：如果你的附录是五十张投影片，就制作五张的总结投影片，依此类推。在你提出总结后，让主管团队主导谈话的进行，在相关的问题和意见提出时，就放映附录的投影片。通常情况下，主管会想要深入探讨有助于他们决策的某些重点。如果他们那样做，你得迅速放映和那些重点相关的投影片。

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给予他们要求的事物：如果你受邀简报你们公司在印尼制造工厂淹水的最新情况，那就照做，先不要谈到任何其他事情。这群时间紧迫的高阶主管邀请你发言，因为他们觉得你可以提供他们所欠缺的一项资讯。所以，要直截了当且快速地回应那个具体的要求。

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排练：在作简报之前，要请一个同事充当诚实的教练，在他面前练习做你的简报及放映投影片。去找个曾经让高阶主管采纳其想法的人。要求此人给你明确的意见回应：你的资讯的表达清晰且快速吗？你的总结投影片有没有把一切浓缩成有深入见地的精华重点？你有没有漏掉观众可能在期待的任何事项？

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听起来好像得做很多事情吗？是的，但是向主管团队作简报是很大的荣誉，可以打开多扇大门。如果你做成功了，具有重大影响力的高阶主管将大力支持提倡你的想法。

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在作简报之前，要请一个同事充当诚实的教练